Управление на съответствието

СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА СЪОТВЕТСТВИЕТО НА МЕСЕР ГРУП

Системата за управление на съответствието на Месер Груп (Messer CMS) е организационна концепция, която описва ценностната система на Messer Group и нейното практическо приложение, както и свързаните с това отговорности. Тя представлява обвързваща рамка за действие за справяне с конфликти на интереси и спазване на приложимите закони, регулаторни разпоредби и външни/вътрешни оперативни правила във всички бизнес области на Messer Group.

Messer CMS се поддържа от ясен ангажимент на управляващите директори и ръководството и служи като инструмент за създаване на доверие с клиенти, партньори, служители, конкуренти, широката общественост и медиите.

ПРЕАМБЮЛ

Целта на ценностната система на Месер Груп е във всички бизнес-направления да се гарантира изграждането на отношения, които се основават на честност, солидарност и доверие както към клиентите, така и вътре в Месер Груп с нейните ръководители и служители, овладяването на конфликтите на интереси и необходимото за целта спазване на действащите закони, административни разпоредби и регламенти и на вътрешнофирмените правила. В основата на разработената за тази цел Система за управление на съответствието е безспорното приемане на тази концепция от страна на управителите и ръководството. Тя определя основните отговорности и се явява в подкрепа на отговорностите при създаване и прилагане на концепцията на организацията. Целта на концепцията на организацията е предотвратяването на нарушенията на кодекса на Месер още в зародиш.

Кодекс на Месер

Ръководството на Месер Груп обобщава основните принципи на фирмената концепция в правилник („Кодекс на Месер“). Кодекс на Месер означава активно корпоративно управление и трябва да служи като ориентир в помощ на ежедневната работа на всички служители при спазване на фирмената мисия. Задължение на управителите е чрез подходящи мерки да осигурят свободния достъп на всички служители до Кодекса на Месер и да ги информират къде и как може да се запознаят с Кодекса на Месер.

Етичният кодекс на Месер е централният документ от Кодекса на Месер. Той е допълнен и конкретизиран от Принципите на Месер Груп, както и от останалите правила, наръчници и други вътрешни разпоредби. Кодексът на Месер отчита резултатите от редовния анализ на риска, за да се определят основните специфични опасности, на които е изложено предприятието.

Нашият най-важен ресурс за постигане на нашите фирмени цели са професионалната компетентност и и предприемаческия дух на нашите служители. Ние високо ценим ангажираността и активния принос на нашите служители за успеха на компанията. При изпълнение на дейността си служителите ни са задължени да спазват действащите закони и правилата от Кодекса на Месер.

Ние очакваме и от нашите делови партньори, клиенти и други страни, с които си партнира Месер, да спазват действащото законодателство и принципите от Кодекса на Месер.
 

Отговорници по съответствието

Ръководството на Месер Груп носи отговорност за контрола върху Системата за управление на съответствието в Месер. Тази организационна концепция е задължителна за всички управители, ръководители и служители на концерна Месер.

Отговорността на управителите е да реализират тази фирмена концепция в дружествата в съответните страни при спазване на действащите законови разпоредби и да гарантират, че тя се спазва. В помощ на управителите и на Надзорните органи ръководството на Месер Груп е назначило Корпоративен отговорник по съответствието (КОС). Освен него има и регионални Отговорници по съответствието (РОС), които се определят съгласувано с управителите на съответните национални дружества. Групата на Отговорника по съответствието се допълва от централните отговорници по отдели в централата на концерна като т.нар. (специализиран) отраслов отговорник по съответствието (ООС). Ръководството на Месер Груп е определило задачите, правата и задълженията на Отговорника по съответствието в Инструкция за Отговорника по съответствието.

Управителите, ръководителите, КОС, РОС и ООС трябва да служат за пример. От тях се очаква висока степен на социална и етична компетентност. Управителите и ръководителите следва в действията си да се ръководят от съответната организация, ръководство, общуване, подбор, надзор и инструкции. Освен това, тяхно задължение е и защитата на клиентите, служителите и околната среда. В тази връзка за тях е абсолютно задължително да се ангажират с чистата, законосъобразна дейност, както и да възпрепятстват и наказват противозаконните практики.

Анализ на риска

Потенциалните слаби места вътре в концерна Месер са определени посредством подробен анализ на риска, в който са включени всички националки дружества и централни отдели.

Програма за обучение

Наред с присъствените обучения може да се провеждат уебинари и електронни обучения по избрани теми, отнасящи се до Кодекса на Месер. Централните отдели по отрасли и местните ръководства и специализирани отдели определят какво да бъде съдържанието на обученията и кои служители да участват в тях. Те се занимават с разработването и провеждането на обученията, ако е необходимо, с помощта на външни доставчици и осигуряват съответната документация. Ръководството на концерна Месер може да издава разпореждания относно обученията и тяхното съдържание, както и да задължава определени служители да участват в тях.

Счетоводна отчетност и одитиране

Единните норми на концерна, унифицираните устави, правилници за управление на (националните) дружества, регламенти за подпис, които следват принципа за четирите очи и отделните предписания от централите са различните фактически страни, подчинени на определена дефинирана счетоводна отчетност и оторизация.

Освен това на редовни събрания на местно или регионално ниво или на специализирани срещи се обсъждат и съгласуват теми, обменя се опит и се дава информация.

В Месер най-важните процеси са дефинирани, а често и сертифицирани (напр. ISO, GMP).

Със спазването на Кодекса на Месер са ангажирани вече съществуващите организационни структури. Пряко отговорни за това са отделните специализирани отдели, регионалните отговорници и ръководните органи. Така се гарантира отговорното прилагане и спазване на Кодекса на Месер за всяка отделна сфера на отговорност.

Периодично във всички национални дружества в продължение на няколко дни корпоративните юристи извършват вътрешен одит. Те извършват подробна проверка на важни за Кодекса на Месер обстоятелства (напр. устави, правилници за вътрешния ред, регламентиране на подписите, проведени обучения, спазване на отчетността и др.). Освен това отделните специализирани отдели провеждат подробни одити (напр. Безопасност, здраве и околна среда, медицински, ИТ). Изготвя се доклад с констатациите и предложенията за подобряване, който се предоставя на ръководството на Концерна Месер. В рамките на определен срок чрез последващ одит се проверява как са приложени предложените подобрения.

На всеки три месеца централизирано се прави запитване относно текущи и предвидени/предстоящи правни спорове на стойност/риск над определена граница, които се описват като съдържание, респ. обстоятелства, стойност на спора, етап, на който се намира делото, рискове по делото и евентуално необходими или вече формирани резервни фондове.

Управителите / РОС и ООС са задължени да информират КОС при подозрения за сериозно нарушение на Кодекса на Месер. КОС получава веднъж годишно най-късно до 31-ви януари в рамките на доклада за съответствие за предходната година отчет за всички важни за Кодекса на Месер процеси вътре в съответното национално дружество.

КОС редовно и своевременно докладва на ръководството на Месер Group GmbH за сериозни нарушения на Кодекс на Месер, за които той е бил уведомен, а в отделни случаи и по тяхно искане, а в редовен порядък веднъж годишно.

Веднъж годишно всички национални дружество и централни отдели докладват пред Отдел Стратегическо планиране всички обстоятелства, които са от значение за доклада за риска. Той се обсъжда от ръководството на Концерна Месер, което при необходимост взема решение за необходимите мерки. Това решение се изпраща за информация до Надзорния съвет на Концерна Месер, а ако е необходимо – и допълнителни обяснения.

Веднъж годишно Концернът Месер в доклад за устойчивото развитие обобщава всички дейности, които се сертифициран в рамките на Глобалната инициатива за отчетност (GRI).

Подаване на информация за нарушения или вероятни нарушения на съответствието

Управителите и ръководителите трябва да създадат в сферите, за които отговарят, съответната организация за получаване по всяко време на доклади от служителите за нарушаване на действащото законодателство или на Кодекса на Месер („Нарушения на съответствието“), както и на основателни подозрения за това, за да се гарантира незабавното отстраняване на пропуските.

Подробни разпоредби относно организацията за съобщаване са дадени в Инструкцията за отговорниците по съответствието.

На разположение за съобщения е горещата телефонна линия:

Гореща телефонна линия: +49 800 447 1000
имейл адрес: compliance@messergroup.com 
В рамките на обмена на информация задължително се изготвя доклад, който посочва реакцията на констатираните нарушения на съответствието. Той включва описание на проучването по конкретния случай, констатираните последствия и решението за последващите действия.

Управителите имат задължението чрез подходящи мерки да гарантират, че всички служители са информирани за това, как и на кого трябва да се докладват нарушенията на Кодекса на Месер, включително публичното оповестяване на горещата телефонна линия и имейл адреса за съответствие.


Бад Зоден, 05 ноември 2018


Месер Group GmbH
 

Щефан Месер Уве Бехтолф Ернст Боде
Главен изпълнителен директор Главен финансов директор Главен оперативен директор